Política de tratamiento y protección de datos personales

TECNO DISEÑO SAS, Compañía del sector privado, con domicilio en Bogotá D.C, identificada con el NIT 900.019.481-8 ubicada en la dirección Calle 74 B No. 68 G – 41, como empresa responsable y comprometida con la privacidad de la información que ha sido recolectada por medio del desarrollo de su objeto social, así como por relaciones administrativas, comerciales, civiles, laborales, entre otras; en los términos de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014 se ha adoptado la siguiente “POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSON0ALES”, en la cual, todas las personas jurídicas y naturales relacionadas de forma directa o indirecta con TECNO DISEÑO y de las cuales esté incluida en la actualidad información de datos personales en nuestra base de datos o aquellos datos que en el futuro ingresen por cualquiera de los medios de recopilación de información que la Compañía TECNO DISEÑO determine, podrán conocer la metodología de recolección, conservación y tratamiento de los Datos Personales, así como los derechos y los procedimientos para hacerlos efectivos.

TECNO DISEÑO, asegura que los datos personales de terceros son recolectados, recaudados, transferidos, almacenados, usados, circulados, suprimidos, procesados, compilados, tratados, transmitidos, actualizados y dispuestos de forma de segura y confidencial por medio de acciones que garantizan el no acceso a personal no autorizado.

DEFINICIONES

Se tendrán como definiciones, las establecidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las del Departamento Administrativo de la Función Pública en el Instructivo de la Política para el Tratamiento de Datos Personales (2016).     

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales y/o jurídicas determinadas o determinables.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni publica y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular.

Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Tratamiento: Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los mismos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.

Información pública: Es toda información que el responsable y/o encargado del tratamiento, genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.

Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en la ley.

Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos.

Documento de Archivo: Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada debido a sus actividades o funciones.

Datos abiertos: Son todos aquello datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

PRINCIPIOS Y CONDICIONES.

La presente política se regirá por los principios establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las condiciones establecidas por TECNO DISEÑO:

        Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, decretos reglamentarios y demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de creación: Las bases de datos de la empresa estarán compuestas en clientes, proveedores, Nomina y Accionistas etc.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento, este consentimiento se podrá realizar mediante formato de autorización, correo electrónico o cualquier otro medio disponible siempre y cuando se pueda verificar que es directamente el titular quien lo autoriza, y esta forma de autorización este en cumplimiento con la ley; En caso de no recibir manifestación por parte del Titular, al término de 30 días hábiles, luego de haber solicitado su autorización, para el tratamiento de los datos personales, la Compañía TECNO DISEÑO, entenderá que está autorizado para continuar con el tratamiento de sus Datos Personales, hasta que el titular de los Datos no se manifieste expresamente en forma contraria.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento deben ser identificados, clasificados, veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen; Los datos personales de clientes, Accionistas, proveedores, trabajadores, se limitarán a datos como: tipo de identificación (NIT –cedula de ciudadanía) razón social – nombre, dirección, teléfono, móvil, correo electrónico, entre otros que sean requeridos, previa autorización del titular.

 Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y  de las disposiciones de la presente política; En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente política; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente política; Los datos suministrados por terceros solo pueden ser utilizados con propósitos comerciales, procesos de control (proveedores, trabajadores, accionistas); El área de Gestión Gerencial, Soporte técnico comercial,  Gestión técnica, logística, Gestión de Recursos, Sistema de Gestión Integrado, producción e Instalación y servicio técnico, son los responsables de tramitar los requerimientos sobre los datos personales que se necesiten según corresponda a cada área, pero dependerá exclusivamente del área administrativa y financiera otorgar la autorización para tomar cualquier decisión frente a la utilización de estos datos, dentro del marco normativo legal vigente y con la autorización del titular de los datos en cuestión.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente política, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; Contamos con procedimientos internos que aseguran el resguardo y confidencialidad de los datos personales suministrados por terceros, los cuales son almacenados en archivos digitales (servidores internos), y físicos (Archivo vigente (5 años) e inactivo), que se mantienen, almacenados bajo un estricto control, orden y fácil recuperación salvaguardando toda la información.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma; Se determina la vigencia del uso de datos personales suministrados por terceros y hacemos las actualizaciones de estos cuando la persona lo requiere o cuando se amerite.

Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos.

DERECHOS DE LOS TITULARES

Serán derechos de los titulares de los datos personales, los establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
• Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; La revocatoria se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la revocatoria, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer; El término máximo para atender una revocatoria será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibido. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento; Podrá el titular acceder a su información, siempre que esta tenga relación con su registro individual, o se encuentre vinculada a la identificación del Titular, previa autorización; El responsable o Encargado del tratamiento atenderá la consulta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de En caso de no ser posible dar respuesta dentro del término señalado por TECNO DISEÑO S.A.S. dispondrá de cinco (5) días hábiles adicionales, y notificará al titular los motivos de la demora a través de medios físicos o electrónicos.
• Conocer la política de tratamiento de datos de TECNO DISEÑO y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.

Está prohibido que cualquier funcionario de la compañía consulte, sustraiga, elimine, modifique y/o suministre datos personales sin estar autorizado por la dirección administrativa y financiera de TECNO DISEÑO.

PERSONA O GRUPO RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Comunicación física: Escrito dirigido a TECNO DISEÑO S.A.S.

Comunicación electrónica: sandra.escobar@tecno.net.co

Comunicación telefónica: 2258838.

Publicación: www.tecno.net.co

La presente “POLITICA DE PROTECCION Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES” se publica el día 24 de octubre de 2016 y empieza a regir a partir del día de su publicación. En caso de variar las disposiciones legales, la empresa se reserva la facultad de modificar la política, informando oportunamente a los titulares.

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SANDRA MILENA ESCOBAR TORRES

REPRESENTANTE LEGAL

TECNO DISEÑO SAS

NIT: 900.019.481-8

Código: GE -001.

Fecha de Cambio: Marzo 2024.

Versión 2.